Polityka korzystania z AI w firmie: wzór do skopiowania

To wzór, nie porada prawna. Stan na 18 października 2026. Dopasuj go do swojej firmy, a przy danych wrażliwych, decyzjach o ludziach albo nietypowych narzędziach skonsultuj z prawnikiem.

Jak korzystać z tego wzoru?

Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych: nazwę firmy, koordynatora, listę narzędzi.
Usuń punkty, które Was nie dotyczą (np. telefon, jeśli nie macie asystenta głosowego).
Omów zasady z zespołem na krótkim szkoleniu i zbierz potwierdzenia zapoznania się. To dokumentuje dbałość o kompetencje z art. 4 AI Act.
Wpisz datę przeglądu do kalendarza.

Wzór polityki

Polityka korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w [nazwa firmy]

Obowiązuje od: [data] · Koordynator AI: [imię i nazwisko, kontakt] · Następny przegląd: [data, co 6 miesięcy]

§ 1. Cel i zakres

1. Polityka określa zasady korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji (AI) przez pracowników i współpracowników [nazwa firmy].
2. Obejmuje wszystkie narzędzia AI używane w pracy, w tym asystentów tekstowych (np. Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot), generatory obrazów i wideo, transkrypcję oraz agentów AI działających w systemach firmy.

§ 2. Dozwolone narzędzia

1. Do pracy z danymi firmy i klientów używamy wyłącznie narzędzi z rejestru w załączniku, na kontach firmowych.
2. Prywatne konta narzędzi AI można wykorzystywać tylko do zadań, które nie zawierają danych firmy ani klientów.
3. Nowe narzędzie zgłaszamy koordynatorowi AI przed pierwszym użyciem w pracy.

§ 3. Czego nie wprowadzamy do narzędzi AI

1. Haseł, kluczy API, tokenów i innych danych dostępowych.
2. Danych osobowych klientów, kontrahentów i pracowników, chyba że narzędzie jest zatwierdzone do takich danych i firma ma z dostawcą umowę powierzenia przetwarzania.
3. Danych szczególnych kategorii (m.in. o zdrowiu) i danych dzieci.
4. Tajemnic przedsiębiorstwa, dokumentów objętych umową poufności i nieopublikowanych wyników finansowych.
5. W razie wątpliwości: najpierw zapytaj koordynatora AI albo usuń dane identyfikujące.

§ 4. Sprawdzanie wyników

1. Za każdy tekst, kod, obraz czy decyzję przygotowaną z pomocą AI odpowiada osoba, która z niego korzysta.
2. Przed wysłaniem albo publikacją sprawdzamy fakty, liczby, nazwy, cytaty, ceny i zgodność z przepisami.
3. Nie traktujemy odpowiedzi AI jako porady prawnej, podatkowej ani medycznej.

§ 5. Przejrzystość wobec klientów

1. Asystent AI, który rozmawia z klientami (czat, telefon, komunikator, e-mail wysyłany automatycznie), przedstawia się jako AI najpóźniej w pierwszej wiadomości, zgodnie z art. 50 AI Act.
2. Klient może poprosić o kontakt z człowiekiem.
3. Obrazy, nagrania i wideo przedstawiające realne osoby, miejsca lub zdarzenia, wygenerowane albo zmienione przez AI, oznaczamy jako stworzone z użyciem AI.

§ 6. Decyzje, które zawsze podejmuje człowiek

1. Zwroty pieniędzy, anulacje, płatności, rabaty ponad ustalony limit i wiążące oferty.
2. Decyzje dotyczące ludzi: rekrutacja, ocena pracowników, zwolnienia, ocena wiarygodności klienta.
3. Odpowiedzi na reklamacje i skargi z emocjami w tle.

§ 7. Prawa autorskie i źródła

1. Nie wprowadzamy do narzędzi AI cudzych materiałów, do których nie mamy prawa.
2. Treści publikowane przez firmę sprawdzamy pod kątem podobieństwa do cudzych utworów i znaków towarowych.

§ 8. Szkolenia

1. Każda osoba korzystająca z narzędzi AI w pracy przechodzi szkolenie z tej polityki i z podstaw działania AI (ograniczenia, błędy, bezpieczeństwo), zgodnie z art. 4 AI Act.
2. Szkolenie powtarzamy przy zmianie narzędzi lub polityki. Listy obecności przechowuje [dział / osoba].

§ 9. Incydenty

1. Incydentem jest m.in. wprowadzenie do AI danych z § 3, wysłanie klientowi błędnej treści przygotowanej przez AI albo nieoczekiwane działanie agenta AI.
2. Incydent zgłaszamy koordynatorowi AI niezwłocznie, najpóźniej w ciągu [24] godzin. Jeśli dotyczy danych osobowych, koordynator ocenia, czy potrzebne jest zgłoszenie do Prezesa UODO (do 72 godzin od stwierdzenia naruszenia).

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Naruszenie polityki może skutkować [konsekwencje zgodne z regulaminem pracy].
2. Koordynator AI przegląda politykę co 6 miesięcy i przy każdej istotnej zmianie narzędzi lub przepisów.

Załącznik: rejestr narzędzi AI

Narzędzie	Do czego	Dane dozwolone	Konto / plan	Umowa powierzenia
[np. Claude Team]	[oferty, maile, analizy]	[bez danych szczególnych]	[firmowe]	[tak / nie]
[np. asystent AI na stronie]	[pierwszy kontakt z klientem]	[imię, kontakt, opis sprawy]	[firmowe]	[tak]

Co dalej, gdy polityka jest gotowa?

Najwięcej daje połączenie trzech rzeczy: polityki, krótkiego szkolenia na Waszych zadaniach i dobrze skonfigurowanego narzędzia z wiedzą firmy. Tym zajmujemy się we wdrożeniu Claude w firmie. Gotowe zdania „rozmawiasz z AI” do czatu, telefonu i maili znajdziesz we wzorze komunikat AI Act art. 50.

Najczęstsze pytania

Czy firma musi mieć politykę korzystania z AI?

Przepisy nie nakazują wprost dokumentu o tej nazwie. Ale art. 4 AI Act (od 2 lutego 2025) wymaga dbania o kompetencje pracowników korzystających z AI, a RODO wymaga rozliczalności przy danych osobowych. Krótka polityka i szkolenie to najprostszy sposób, żeby pokazać, że firma o to dba.

Czy pracownicy mogą używać prywatnych kont ChatGPT lub Claude do pracy?

Nie polecamy tego do pracy z danymi firmy i klientów. Plany firmowe dają kontrolę nad kontami i ustawieniami danych. We wzorze prywatne konta są dopuszczone tylko do zadań bez danych firmy.

Jakich danych nie wolno wklejać do narzędzi AI?

Haseł i kluczy dostępowych, danych osobowych klientów i pracowników (chyba że narzędzie jest zatwierdzone i jest umowa powierzenia), danych o zdrowiu i innych danych szczególnych kategorii, tajemnic przedsiębiorstwa i dokumentów objętych umową poufności.

Kto odpowiada za tekst przygotowany przez AI?

Pracownik, który go używa, i firma. AI jest narzędziem: wynik trzeba sprawdzić (fakty, liczby, cytaty, zgodność z prawem) przed wysłaniem albo publikacją.

Jak często aktualizować politykę AI?

Co najmniej raz w roku i przy każdej większej zmianie: nowe narzędzie, nowe zastosowanie, zmiana przepisów. We wzorze przegląd jest co 6 miesięcy, bo narzędzia AI zmieniają się szybko.

Polityka korzystania z AI w firmie: wzór 2026.